16 نکته درباره مدیریت زمان در بازاریابی تلفنی که واقعاً موثر است.

 

1-ایجاد لیست کارهای انجام شده

اگرچه این ممکن است کمی احمقانه و ساده به نظر برسد ، اما نوشتن اهداف روزانه شما می تواند تا حد زیادی در مدیریت زمان بهتر پیش رود. اینکه بتوانید به سادگی مشاهده کنید که روز چه چیزی در انتظار شماست به این معنی است که شما ایده خوبی دارید که کدام کارها وقت گیرتر بوده و برای شما انرژی روانی بیشتری هزینه خواهد داشت.

حتی اگر فقط چند مورد باشد ، دیدن آنچه باید انجام دهید کار را آسان تر می کند. همچنین می توانید از آن در مواقعی که احساس خستگی می کنید استفاده کنید. اگر به سادگی آنچه را که باید انجام دهید بنویسید ، معمولاً مانند قبل دلهره آور به نظر نمی رسد.

2-ابتدا مهمترین وظایف را انجام دهید

اولویت بندی مهمترین وظایف خود و انجام آنها در اوایل روز یک راه عالی برای اطمینان از بهترین استفاده از زمان است. بگذارید قبول کنیم که برخی از کارها به سادگی به انرژی ذهنی بیشتری نیاز دارند و ذخیره آنها در پایان روز می تواند منجر به کار نادرست شود. با ایجاد یک لیست وظایف ، می توانید بهتر تصور کنید که کدام کارها دشوارتر خواهند بود و ابتدا آنها را انجام دهید.

کار در مرکز تماس گاهی اوقات طاقت فرسا است ، بنابراین انجام کارهای پیچیده در اوایل روز می تواند یک مزیت بزرگ باشد

3-کادرهای فهرست کارهای خود را علامت بزنید

باور کنید یا نه ، بررسی موارد خارج از لیست “کارهای شما” می تواند به طرز شگفت آوری مفید باشد. احساس اینکه کارها را به پایان می رسانید می تواند توپ را به حرکت درآورد و به شما انرژی می دهد تا کارهای خود را به پایان برسانید.

با ایجاد و تکمیل کارهای کوچک ، مغز ما به معنای واقعی کلمه دوپامین آزاد می کند ، این ماده شیمیایی است که با احساس لذت و انگیزه ارتباط دارد! با این نسخه ، مغز ما مشتاق انجام کارهای بیشتر می شود!

4- گاهی نه بگویید

نه گفتن می تواند سخت باشد. اما وقتی در یک مرکز تماس کار می کنید و کارهای زیادی در حال انجام است ، گاهی اوقات مجبور می شوید. بله گفتن به همه چیز ممکن است اینطور به نظر برسد که کمک کننده هستید ، اما در واقعیت ، شما به راحتی می توانید در کار غرق شوید و کارهایی تولید کنید که در حد استاندارد نیست.

نه گفتن می تواند یکی از سخت ترین کارها برای افراد باشد ، به ویژه اگر آنها “بله” هستند. در حال بزرگ شدن ، احتمالاً فردی را می شناسید که “بله” بود ، و در ظاهر ممکن است به نظر برسد که خوب کنار هم قرار گرفته اند ، اما به احتمال زیاد ، آنها استرس داشتند و بیش از حد کار کردند. هرچقدر هم ساده باشد ، نه گفتن می تواند در طولانی مدت شما را از بسیاری از سردردها نجات دهد.

5- خواب راحت داشته باشید

یادتان هست زمانی که والدین شما را مجبور می کردند زود بخوابید؟ خوب ، به نظر می رسد که این در واقع یک ایده عالی است. وقتی یک شب خوب می خوابید ، مغز شما می تواند بسیار بهتر از یک خواب نه چندان عالی عمل کند.

به طور معمول پیشنهاد می شود که در صورت امکان 7-9 ساعت در شب بخوابید. نکته دیگر ، که می تواند مربوط به خواب باشد ، اطمینان از هیدراته ماندن است. هیدراته ماندن تضمین می کند که تمام عملکردهای بدن شما به طور مثر عمل می کند.

6-زمان را برای انجام وظایف مسدود کنید

این یک ترفند کمی شناخته شده است که می تواند تا حد زیادی به بهبود مهارت های مدیریت زمان شما کمک کند. به سادگی مسدود کردن زمان ، چه در تقویم و چه از نظر ذهنی ، می تواند به شما در انجام کارهای بیشتر کمک کند. با بازگشت به قانون پارکینسون ، اگر زمان مناسبی را به خود اختصاص دهید ، می توانید کارهای بیشتری انجام دهید.

هنگام کار در مرکز تماس ، احتمالاً درک خوبی در مورد مدت زمان انجام وظایف ، خواه تماس ، ایمیل یا چیزهای دیگر داشته باشید. مقدار مشخصی از ساعات را مسدود کرده و سعی کنید مقدار مشخصی از تماس ها یا ایمیل ها را در زمان تعیین شده تکمیل کنید.

7-از صفحه نمایش خود استراحت کنید

به طور کلی ، هنگامی که به مدت طولانی به آنها خیره می شوید ، صفحه نمایش می تواند برای چشم و ذهن شما مضر باشد. پیشنهاد می شود حداقل یک بار در ساعت از صفحه خود استراحت کنید. این زمان می تواند زمان مناسبی برای پیاده روی سریع باشد ، اگر زمان اجازه می دهد ، یا قصد دارید کمی آب یا میان وعده از اتاق غذاخوری تهیه کنید. تنها دور شدن کوتاه مدت می تواند ذهن شما را جوان کند و باعث شود دوباره به تمام سیلندرها شلیک کنید.

اگر بتوانید از عادت خود استفاده کنید ، استراحت از صفحه نمایش می تواند منجر به بهبود کیفیت خواب شود. یکی از رایج ترین کارهایی که افراد در مورد زمان نمایش روی صفحه انجام می دهند ، گیر افتادن در یک تله است ، جایی که دستگاه خود را برای یک چیز بررسی می کنند و در نهایت یک سری کارهای غیر مرتبط انجام می دهند.

نکته دیگری که باید به آن توجه کنید این است که اگر از رایانه خود فاصله می گیرید ، یک صفحه را رها نکنید تا به صفحه دیگر نگاه کنید. چک کردن تلفن هنگام دور شدن از صفحه نمایش ، به نوعی استراحت از صفحه را شکست می دهد. برخی از تلفن ها در واقع یادآوری زمان صفحه را ارائه می دهند تا به شما در کاهش مرور ناخواسته کمک کنند

8-سعی نکنید چند کار را انجام دهید

مهم نیست که چند وظیفه ای خوب فکر می کنید ، به احتمال زیاد ، شما آنطور که فکر می کنید خوب نیست. تنها با تمرکز بر یک کار ، بهتر می توانید سر خود را در اطراف کار بچرخانید و هیچ کار دیگری که ممکن است انجام دهید حواس شما را پرت نکند.

خیلی بهتر است که برای یک دوره معین روی یک چیز تمرکز کنید و سپس به طور کامل به کار بعدی خود بروید. این امر به ویژه اگر در حال تغییر کار یا تغییر کار هستید که نیاز به تفکر خلاق یا انرژی زیادی دارد ، بسیار مهم است. در مورد مرکز تماس ، شاید شما یک حساب بزرگ دارید که می خواهید با آن تماس بگیرید ، اما باید مطمئن شوید که برنامه شما درست است. قبل از اینکه بخواهید روی چیز دیگری کار کنید ، تمایل دارید که کاملاً روی آن تمرکز کنید.

9-به جزئیات کوچک آویزان نشوید

هرچقدر هم که سخت باشد ، لازم نیست همه چیز کاملاً بی نقص باشد. این بسیار آسان است که در پروژه ای که روی آن کار می کنید ، از جزئیات بسیار جزئی دیگری آویزان شوید. بر تکمیل کار تمرکز کنید. بیشتر اوقات ، اولین شکست شما در چیزی بسیار خوب خواهد بود.

به راحتی می توان ساعت ها و یا حتی روزها را صرف کاری بسیار جزئی کرد. شما باید بتوانید تصویر بزرگتر را ببینید ، و به احتمال زیاد ، مردم متوجه جزئیات کوچکی نخواهند شد که ممکن است کاملاً عاشق آن نبوده باشید. بهتر است یک محصول را بیرون بیاورید و در صورت نیاز تنظیماتی را انجام دهید تا اینکه همه جزئیات را برای اولین بار کامل کنید.

10-دورکاری

اگر امکان کار از راه دور برای شما وجود دارد ، باید دورکاری را در نظر بگیرید ، حتی اگر فقط یک یا دو بار در هفته باشد. میانگین رفت و آمد آمریکایی ها می تواند بیش از 30 دقیقه طول بکشد – و این می تواند با ترافیک غیر منتظره بدتر شود. دورکاری می تواند در ساعاتی در هفته برای شما صرفه جویی کند که در غیر این صورت هدر می رود.

11-اجازه دهید دیگران به شما کمک کنند

لازم نیست همه کارها را به تنهایی انجام دهید. اگر مقدار زیادی غذا در بشقاب خود دارید ، از دیگران کمک کوچکی بخواهید. به قول معروف ، “کار گروهی باعث می شود که رویا به نتیجه برسد” ، بنابراین احساس نکنید که هنگام درخواست دست به کسی فشار می آورید.

اگر کسی به دلیل این که می بیند شما در حال مبارزه با چیزی هستید دست به کار شوید ، از آن ناراحت نشوید! آنها می خواهند موفقیت شما و شرکت را ببینند و پذیرش کمک می تواند تسکین بزرگی برای سلامت روانی و حجم کار شما باشد

12-تفویض اختیار را بیاموزید

مانند اجازه دادن به دیگران برای کمک به شما ، اگر در موقعیتی هستید که وظایف خاصی را واگذار می کنید ، این کار را انجام دهید. درخواست کمک در یک کار خاص یک چیز است ، واگذاری دائمی آن کار یک چیز دیگر است. اعتماد به دیگران در مورد کارهایی که معمولاً خودتان انجام می دادید دشوار است.

کارمندان دوست دارند وقتی به آنها اعتماد دارید ، بنابراین با آنها بنشینید و بفهمید آیا چیزهایی وجود دارد که آنها می خواهند به عهده بگیرند. مجموعه ای از دستورالعمل ها یا روشهای عملیاتی استاندارد را ایجاد کنید (ما در این مورد در زیر صحبت خواهیم کرد) ، تا بتوانید آنها را اجرا و اجرا کنید.

13- یک روش عملیاتی استاندارد ایجاد کنید

در بسیاری از مشاغل ، بدون تفاوت مراکز تماس ، معمولاً از روشهای استاندارد عملکرد استفاده می شود. در اصل ، یک روش عملیاتی استاندارد دقیقاً همان چیزی است که به نظر می رسد – مجموعه ای از قوانین که برای تکمیل وظایف به کارآمدترین شکل ممکن استفاده می شود. اینها معمولاً توسط کارکنان نوشته می شوند و معمولاً توسط کارکنان جدید برای سرعت بخشیدن به آنها استفاده می شود.

SOP می تواند بسیار سودمند باشد ، به خصوص اگر یک کار دارای قسمتهای متحرک زیادی باشد یا در غیر این صورت پیچیده باشد. هنگام نوشتن یک روش عملیاتی استاندارد ، آن را طوری بنویسید که گویی فردی که آن را می خواند هیچ ایده ای برای انجام یک کار خاص ندارد. این باید همه را شامل شود و هر گونه س possibleال احتمالی را که ممکن است ایجاد شود ، پوشش دهد.

14-آنچه دیگران انجام می دهند را بخوانید

همانطور که اکنون انجام می دهید ، خواندن آنچه دیگران برای مدیریت صحیح زمان خود انجام می دهند می تواند بسیار کمک کننده باشد! همه در نحوه مدیریت زمان خود متفاوت هستند ، بنابراین شاید شما هنوز نکات مناسب را نخوانده اید!

انجمن هایی مانند Reddit اغلب مکانهای خوبی برای کسب نظرات جدید در مورد مدیریت زمان (یا هر موضوعی واقعاً) هستند! اغلب کاربران صرفاً برای کمک به دیگران می نویسند و میتوانند بینش هایی را ارائه دهند که ممکن است قبلاً به آنها فکر نکرده باشید.

15- از ابزار ردیابی زمان استفاده کنید

یک راه عالی برای تجسم نحوه صرف زمان شما از طریق نرم افزار مدیریت زمان است. شرکت هایی مانند Time Doctor نرم افزاری را ارائه می دهند که می تواند به شما در ردیابی زمان و فعالیت ، ارسال هشدارهای استفاده از زمان ، یادآوری هنگام خارج شدن از مسیر و زمان استراحت کمک کند. داشتن نرم افزاری که به شما در مدیریت زمان کمک می کند می تواند کمک بزرگی باشد ، به ویژه برای آنهایی که ممکن است در مدیریت زمان بهترین نباشند.

مشابه استفاده از ابزار ردیابی زمان ، می توانید از نرم افزار نظارت بر تماس مانند ضبط تماس ، بارج تماس و زمزمه تماس برای راهنمایی بهتر نمایندگان مرکز تماس خود استفاده کنید. می توانید ضبط ها را با آنها مرور کنید و ببینید آیا راه هایی وجود دارد که می توانند کارایی آنها را افزایش دهند.

16- ایجاد ماتریس مدیریت زمان

 

یک راه عالی برای تجسم نحوه استفاده بهتر از زمان ، ماتریس مدیریت زمان است. یک ماتریس مدیریت زمان اساساً کارهای روزانه شما را به 4 دسته تقسیم می کند – مهم و فوری ، مهم اما فوری نیست ، مهم نیست ولی فوری ، و مهم و فوری نیست.

قبل از اینکه به معنای هر ربع بپردازیم ، مهم است که تفاوت بین کارهای مهم و فوری را درک کنیم.

وظایف مهم به دستیابی نهایی به اهداف شما کمک می کند ، جایی که کارهای فوری نیاز به توجه فوری دارند و معمولاً با اهداف شخص دیگری مرتبط هستند. عدم رسیدگی به وظایف فوری اگر مشکل حل نشود ، معمولاً می تواند عواقبی را برای افراد درگیر به دنبال داشته باشد.

در اینجا یک مثال احتمالی از اینکه ماتریس مدیریت زمان در صورتی که در مرکز تماس کار می کردید چگونه باشد ، ارائه شده است

• مهم و فوری: تماس با حساب با درآمد بالا که مشکل اساسی دارد
• مهم و فوری نیست: پروژه های بلند مدت / منجر به تماس می شود
• مهم نیست ولی فوری : درخواست های لحظه آخری از همکار
• مهم نیست و فوری نیست: معاشرت با همکاران در حین کار

ربع 1 معمولاً کارهای واکنشی هستند که باید در همان زمان انجام شوند و به تعویق انداختن آنها می تواند عواقب جدی به دنبال داشته باشد.

ربع 2 وظایف فعال تری است ، چیزهایی که به شما در زندگی شخصی و حرفه ای کمک می کند. به عنوان مثال ، این می تواند جلوتر از تماس های شما با سرنخ ها یا حساب ها ، ورزش یا آماده سازی غذا باشد. این ربع به منظور کاهش زمان لازم برای گذراندن در ربع های دیگر است.

ربع 3 به عنوان “ربع فریب” شناخته می شود. وظایفی که در اینجا انجام می دهید و فکر می کنید مهم هستند و در صفحه شما قرار می گیرند ، اما ممکن است همیشه اینطور نباشد. این ربع است که در آن نه گفتن می تواند مفید باشد.

ربع 4 در اصل اتلاف وقت در زندگی شما است. مواردی مانند گشت و گذار در اینترنت یا تماشای تلویزیون در این زمینه قرار می گیرند. در حالی که این حالت همیشه بد نیست ، می خواهید مراقب مدت زمان انجام این کارها باشید و مطمئن شوید که واقعاً فقط در زمان خود در خانه انجام می دهید.

ماتریس مدیریت زمان یک راه عالی برای تجسم زمان صرف شده و زمان اتلاف وقت است. نشستن کارکنان و ایجاد یکی از این موارد می تواند راهی عالی برای جلب نظر همه در مورد نحوه صرف زمان و انجام چه کارهایی باشد.

نتیجه

بیایید با آن روبرو شویم ، مدیریت زمان واقعاً می تواند کار سختی باشد. بین حواس پرتی های روزمره ، احساس غرق شدن و عدم اولویت بندی صحیح وظایف خود ، زمان به راحتی می تواند از شما دور شود. اما اولین قدم برای حل مشکل این است که تشخیص دهید که مشکل دارید.

به راحتی می توان در مورد مهارت های مدیریت زمان کاری انجام نداد. احتمالاً اکثر مردم فکر می کنند تا زمانی که کار خود را به پایان برسانند ، همه چیز خوب است. در حالی که ممکن است برای برخی افراد صادق باشد ، اما در بیشتر موارد آن را کاهش نمی دهد. همانطور که در حرفه خود پیشرفت می کنید ، ناگزیر بیشتر و بیشتر در صفحه خود خواهید داشت ، و مهم این است که با مهارت و نظم و انضباط آماده باشید تا زمان خود را عاقلانه مدیریت کنید.

مدیریت زمان در مراکز تماس بسیار سخت است. بسته به ماهیت مرکز تماس شما ، همه چیز می تواند بسیار شلوغ شود. با این حال ، اگر برخی از این مراحل را دنبال کنید ، می توانید در مدیریت زمان تسلط داشته باشید و از مزایای آن بهره مند شوید. به طور کلی ، خوب است که شیوه های مدیریت زمان خوب را از همان ابتدا القاء کنیم. خیلی راحت تر می توان پیشگیرانه عمل کرد تا واکنش پذیر.